Os 5 tipos de processos da gestão de projetos

Quando se fala em gestão de projetos, é inevitável considerar uma série de processos bem delineados no formulação e execução de cada uma das etapas. Isso porque, apesar de cada projeto ser único, um bom gerenciamento utiliza-se de técnicas já desenvolvidas na área para concentrar os esforços nas áreas e locais adequados, no período adequado.

É isso que determina o PMBOK ao definir cinco tipos de processos ao tratar sobre Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle e, por fim, o Encerramento. Cada um conta com diferentes procedimentos internos, pois dedica-se a diferentes metas a serem alcançadas no decorrer do projeto.

Entenda cada um dos cinco tipos de processos da gestão de projetos, e quais são seus usos:

1. Iniciação

Com um nome autoexplicativo, muitas pessoas desconsideram a importância deste processo. Em gestão de projetos, a iniciação é responsável por permitir que a equipe vislumbre o que precisa ser alcançado. É nesta etapa que o escopo e os stakeholders são definidos. Também é nesta etapa que o gestor do projeto é definido.

Por isso, a iniciação é muito mais do que uma mera formalidade. A identificação incorreta dos stakeholders ou do escopo podem simplesmente acabar com um projeto, ou leva-lo a algo completamente distinto do esperado.

Por isso, sua importância é tanto de aprovação e início da mobilização de recursos, quanto do alinhamento com os objetivos estratégicos da organização. Sem uma boa abertura, um projeto nada mais é do que um apanhado de recursos sem uma direção clara.

2. Planejamento

O planejamento é intimamente associado ao escopo total do projeto. Não se deve confundir, no entanto, a relação do escopo do planejamento com o escopo da iniciação. Na iniciação, ele é mais estimado e raramente é suficientemente profundo para avaliações precisas. No planejamento, o escopo [e um processo detalhado, com elaboração progressiva e documentação precisa.

Não à toa, o guia PMBOK define 24 processos diferentes em um planejamento completo. Obviamente, nem sempre todos precisarão ser utilizados. É necessário, no entanto, planejar com atenção para evitar falhar no futuro.

De forma geral, o planejamento é a etapa na qual a equipe pode pensar antecipadamente em todo o projeto. Isso não inclui apenas o que deve ser feito, mas o que pode dar errado, e o que fazer caso dê errado. No final, um projeto bem planejado é aquele que foi capaz de prever suas etapas e seus contratempos, e tinha bons planos para lidar com todos eles.

3. Execução

Depois de planejar, é hora de executar. Neste caso, botar a mão na massa significa seguir o plano da maneira mais eficiente possível. É exatamente por isso que o planejamento é tão importante: ele permite uma execução muito mais segura, com uma boa noção da direção dos esforços atuais.

Outra parte importante da execução é certificar-se de que a comunicação é eficiente entre as diferentes partes da equipe. A qualidade, a relação com stakeholders, o orçamento e o prazo também são partes essenciais da execução.

4. Monitoramento e Controle

Até o momento, Iniciação, Planejamento e Execução era etapas subsequentes. Isso quer dizer que, em regra, uma inicia imediatamente após o encerramento da outra. Monitoramento e Controle, no entanto, é um processo perene e paralelo. Isso quer dizer que ele acontece durante todos os demais processos, e não entre um e outro.

Normalmente, associa-se o monitoramento e o controle às métricas obtidas durante um projeto. Isso porque, mesmo no melhor dos planejamentos, as coisas podem variar em relação ao plano, quando postas em prática, e é função do gestor do projeto garantir que tudo volte aos trilhos.

Além disso, é durante este trabalho de monitoramento que se deve decidir quando um risco se concretizou, por exemplo, fazendo com que as devidas medidas sejam tomadas. Trata-se de identificar quaisquer desvios e agir o quanto antes.

5. Encerramento

Como o nome indica, a última fase da gestão de projetos é o encerramento, que consiste em formalmente encaminhar a conclusão dos esforços realizados. Oficialmente, o encerramento é celebrado no aceite do cliente, com a entrega de todos os documentos, relatórios e demais resultados combinados no escopo.

Além disso, o gestor do projeto deve reunir os aprendizados e as conquistas obtidas ao longo do período, como forma de enriquecer a equipe os futuros esforços realizados.

Gestão de projetos: o que é um projeto?

A gestão de projetos é uma espécie de matéria essencial e pouco vista pelos consumidores finais. Basicamente tudo que é desenvolvido por empresas ou grupos significativos de pessoas passou por, ao menos, um projeto para que se concretizasse.

Projetos, assim como a tarefa de gerenciá-los, são complexos. Exigem uma série de conhecimentos e ferramentas de organização. Por isso, existem a Project Management Institute, PMI, instituição responsável por reunir os conhecimentos da área e certificar novos profissionais.

Entenda o que é o gerenciamento de projetos, suas características e principais áreas:

Afinal, o que é gestão de projetos?

De acordo com as definições típicas da gestão de projetos, um projeto é sempre temporário, com início e fim programados, com escopo e recursos definidos. Essa é uma das mais tradicionais maneiras de apresentar o conceito de gerenciamento de projetos pela própria PMI.

Além disso, todo projeto é único, uma vez que não consiste em uma operação rotineira, ou um procedimento regular. Trata-se de um conjunto de operações específicas, desenvolvidas para atingirem um objetivo singular.

Por isso, é comum que o time de um projeto reúna pessoas que não costumam trabalhar juntas. Isso pode ocorrer com pessoas de diferentes setores de uma empresa, de organizações diferentes e, até mesmo, de localidades e idiomas distintos.

Neste sentido, pode-se dizer a gestão de projetos, ou gerenciamento de projetos, é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para projetar atividades que atinjam os requisitos estabelecidos.

De certa maneira, pode-se dizer que a gestão de projetos sempre foi aplicada informalmente, de forma mais ou menos organizadas. Hoje, no entanto, a atividade do gerenciamento de projetos é uma área própria, que começou a ser desenvolvida e estabelecida há algumas décadas. O PMI é o responsável por organizar os conhecimentos do setor em seu guia chamado de PMBOK.

Os processos da gestão de projetos

Pode-se dizer que a gestão de projetos se divide em cinco processos distintos, também chamados de etapas. Clique em cada uma delas para acessar o post específico que trata sobre o assunto:

  1. Iniciação
  2. Planejamento
  3. Execução
  4. Monitoramento e Controle
  5. Encerramento

Quais são as áreas de conhecimento da gestão de projetos?

Como já mencionado, o gerenciamento de projetos conversa com todas as áreas de conhecimento envolvidas no objetivo em questão. Existem, no entanto, dez áreas que são necessárias especificamente para o desenvolvimento de um projeto:

Pela ordem típica dos projetos, essas áreas são definidas em:

  • Integração;
  • Escopo;
  • Tempo;
  • Custo;
  • Qualidade;
  • Procurement;
  • Recursos humanos;
  • Comunicação;
  • Gerenciamento de risco;
  • Gerenciamento de Stakeholders;

Entender essas áreas permite segmentar e dar forma única à maneira como se chega aos objetivos definidos. Ao enxergar e tratar diretamente com cada uma dessas áreas, um bom gestor é capaz de otimizar as operações.

Para saber mais sobre cada uma dessas áreas especificamente, clique aqui.

O que faz um gestor de projetos?

A função do gestor de projetos é ser um agente de transformação e realização. Eles tomam para si o objetivo do projeto, e utilizam suas habilidades e conhecimentos para alinhar recursos e pessoas na direção da concretização dele.

Neste sentido, é necessário que o gestor de projetos consiga alinhar capacidades multidisciplinares. Além de um pensamento objetivo e analítico aguçado, é essencial que ele seja capaz de lidar com pessoas de maneira eficiente. Ao mesmo tempo, é importante que tenha conhecimentos específicos sobre o projeto em andamento, mas que tenha a capacidade de enxergar o cenário com certo distanciamento.

Por isso, esses profissionais precisam saber aplicar técnicas amplas, com flexibilidade, sem comprometer o resultado final. Cada operação interna é interdependente, e a gestão de projetos se concretiza através da acomodação de cada um destes passos, sem perder o direcionamento para o objetivo final.

Caixa de assinatura de joias e lingeries aposta em reaquecimento do mercado

Antes da crise financeira brasileira, o modelo de caixa de assinatura parecia não ter limite para o seu crescimento, aproveitando-se da explosão de compras online no mercado nacional. Ao que tudo indica, apontamentos mais otimistas sobre o desenvolvimento do mercado parece ter revivido o interesse no segmento.

Essa é a aposta da equipe da Itself Box, responsável pela mais nova caixa de assinatura de joias e lingeries produzidas na serra gaúcha. Segundo a equipe criadora, o produto utiliza-se da grande concentração de fabricantes locais, com uma variedade que nem sempre chega às consumidoras finais, à possibilidade de surpreender as clientes com produtos exclusivos por um valor mais acessível do que o disponível no varejo.

O modelo de negócios utiliza planos mensais ou trimestrais que distribuem os produtos e acessórios com base nas informações de tamanho, estilo e preferências da cliente. A assinante não escolhe o pacote a ser recebido, mas o pacote é montado de acordo com o perfil estabelecido para ela.

Isso reduz os riscos de manutenção das assinaturas, mas não converte a caixa de assinatura de joias e lingeries em algo excessivamente próximo ao varejo. O serviço está em frase de pré-lançamento, e contará com a divulgação de influenciadores digitais do segmento como uma aposta no alcance e visibilidade da proposta.

Outra tendência observada pelo projeto é a noção de produções locais para consumo global. Todos os kits incluem um material que explica quem é o fabricante dos produtos. Além disso, o conceito, as dicas de uso e informações relacionadas são oferecidas em uma embalagem exclusiva.

A noção de exclusividade é, aliás, a grande aposta do projeto. Ao mesmo tempo, um valor competitivo é um argumento de vendas importante ao entregar uma caixa sobrevalorizada em relação ao preço pago. Segundo a análise da equipe, há espaço para o retorno do modelo de caixa de assinatura no mercado nacional, e a tendência é de crescimento a médio e longo prazo.

ESTAGIÁRIO ENGENHARIA DE PRODUÇÃO – União Química Farmacêutica Nacional

A União Química Farmacêutica Nacional está com uma vaga de estágio para estudantes de engenharia de produção em aberta, com inscrição online, para todos os estudantes interessados. Sem valores divulgados publicamente, o estágio será remunerado.

A União Química é uma das maiores e mais sólidas empresas da indústria farmacêutica brasileira.

Empresa com capital 100% nacional, ocupa destacada posição nos mercados hospitalar e varejo através de suas linhas de produtos farma, OTC e genéricos.

Requisitos:

Estudante a partir do 3º ano do curso de Engenharia Produção, desejável conhecimentos em pacote office;

Noções de OEE e inglês será um diferencial.

Perfil:

Pro-ativo, facilidade de aprendizado, bom relacionamento interpessoal e pró-atividade.

Oferecemos:

Refeição, Vale-Transporte, Cartão Alimentação e bolsa auxilio, estágio das 07:30 às 14:30h (com uma hora descanso / refeição).

 

Para fazer a inscrição no processo seletivo, basta clicar neste link e seguir as instruções.

Estágio em Engenharia de Produção – Telhanorte

A Telhanorte do Brasil, destacada empresa do setor de materiais de construção no país, está com uma vaga para estágio remunerado, destinado a estudantes de engenharia de produção.

É importante ter atenção, no entanto: a vaga é exclusiva para estudantes que morem na cidade de Guarulhos, pois o trabalho será no local.

 

Atividades da vaga:

  •  Acompanhamento de indicadores da Logística – CDs SP, MG e PR;
  • Acompanhamento, preenchimento e desenvolvimento de dashboards (diário, semanal e mensal);
  • Participação em projetos de melhoria contínua;
  • Auxílio na elaboração de procedimentos e fluxogramas de processos.

 

Requisitos da vaga:

  • Necessário conhecimento avançado em excel;
  • Conhecimento avançado em access será considerado como diferencial;
  • Disponibilidade de trabalho no período da manhã;
  • Boa capacidade analítica e raciocínio lógico.

 

Benefícios:

  • Refeição no local;
  • Vale-transporte;
  • Seguro de Vida
  • Bolsa Auxílio compatível com mercado.

 

A inscrição para a vaga poderá ser feita no site Vagas.com, clicando neste link.

5W2H: O que é, Conceito, Aplicação e Exemplos

Dentro das ferramentas da qualidade temos o 5W2H, que é uma sigla para os significados que cada letra possui na língua inglesa. Com ela conseguimos estruturar um plano de ação para solucionar algum problema, como uma espécie de checklist.

Sua meta nada mais é que solucionar um problema já definido, por isso precisamos ter um problema pré-estabelecido e podemos fazer isso com brainstorming, matrizes de priorização, etc.

Seu nome provém das 7 iniciais em inglês das diretrizes que solucionam e eliminam os problemas que podem ocorrer, ela são:

  • What (O que): o que será feito.
  • When (Quando): quando será feito.
  • Who (Quem): quem fará.
  • Where (Onde): onde será feito.
  • Why (Por que será feito): porque será feito.
  • How (Como): como será feito.
  • How much (Quanto custará): quanto custará para ser feito.

Antes de entendermos como aplicar o 5W2H, precisamos entender que precisamos ter certeza que estamos utilizando a ferramenta no problema e não sobre as causas, senão entraremos em um looping e o problema não será solucionado.

Agora para partirmos para um problema prático de aplicação, usaremos o seguinte exemplo:

Uma empresa de telefonia fixa quer reduzir as reclamações de interferências por radiofrequência nas redes de cabos em 50% em 1 ano. Então cria-se a seguinte tabela aplicando a ferramenta 5W2H:

Com esse exemplo podemos entender que no primeiro “W”, no What (o que), podemos ter mais de uma contramedida e com as outras repostas podemos escolher a mais proveitosa.

Podemos usar também um segundo exemplo, no qual uma empresa quer melhorar o volume de vendas atual:

Logo, o 5W2H é uma solução prática e rápida que, se bem aplicado, abre inúmeras possibilidades de solução.

Caso o conteúdo não tenha ficado claro, deixamos um vídeo aula abaixo para maior entendimento sobre o tema: