Metodologia 5S: Como Aplicar essa Ferramenta de Qualidade?

O 5s surgiu no Japão após o final da segunda guerra mundial com suas industrias devastados e seus produtos sendo considerados de baixa qualidade.

As palavras que originam o nome são Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke, que migradas para o Português foram traduzidas como “sensos”, visando não descaracterizar a nomenclatura do programa. São eles: senso de utilização, senso de organização, senso de limpeza, senso de saúde e senso de autodisciplina.

O 5s é uma ferramenta organizacional prática e produtiva que ajuda no setor de qualidade otimização. Quando aplicado precisamos entender que trata-se de uma ferramenta de qualidade contínua, então ele nunca para de ser aplicado e melhorado.

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Para a aplicação correta do 5s primeiro precisamos criar o comitê de 5s (pessoas de todas funções e hierarquias da empresa), esse grupo de pessoas que definirá os critérios de avaliação dos resultados, definirá o local aplicado, criará o plano de ação, registrará a situação do antes e depois por meio de fotos/vídeos e disseminará o conhecimento para os outros funcionários.

Após isso podemos seguir os 5 sensos em ordem:

– Seiri (senso de utilização): O primeiro S exige a pergunta: isso ainda é necessário? É a hora de fazer um levantamento nos materiais e equipamentos da empresa, para separar e descartar aquilo que já não serve mais e pode, eventualmente, ficar entulhando o espaço. O mesmo vale para documentos, sejam eles eletrônicos ou impressos, e papéis em geral. Para isso podemos realizar algumas perguntas como: uso todo dia? Uso toda semana? Uso as vezes? Não uso mais? E tendo estas perguntas em vista podemos aplicar o fluxograma abaixo:

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– Seiton (senso de organização): traz consigo a palavra-chave organização. Nesse momento, uma detalhada classificação dos objetos é bastante útil, de modo que se possa deixar à mão o que é de uso diário e em locais mais reservados, o que só é requisitado em determinados momentos, por exemplo. Como criar lugares para guardar objetos do tipo A nos locais A, objetos do tipo B nos locais B, etc. Criar nomes fáceis e simples para identificar os objetos e/ou etiquetas coloridas ou desenhos que facilitem a comunicação (gestão visual).

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-Seiso (senso de limpeza): é criada a consciência de que a limpeza é responsabilidade de todos, em vez de apenas do encarregado pela faxina. Assim, cada colaborador é responsável por manter a limpeza e a organização de seus itens em sua estação de trabalho, zelando também pela boa utilização e pela manutenção dos espaços comuns. Além disso os funcionários aprendem a “sujar menos”.

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– Seiketsu (senso de saúde, higiene e padronização): traz o conceito de normalização, de tornar cotidiano e sistematizado os novos valores e padrões impostos por Seiri, Seiton e Seison, isto é, precisamos ter os 3 primeiros S já implementados. É chegada a hora de estabelecer rotinas e normas para manter o novo padrão. Uma das formas é a fixação de padrões de cores, formas, iluminação, localização, placas, etc. Outro objetivo é o conceito de saúde, é importante que sejam verificados o estado dos banheiros, refeitórios, salas de trabalho, etc. Afim de que sejam corrigidos problemas que afetam a saúde dos colaboradores como os problemas ergonômicos, de iluminação, ventilação, etc. Alguns dos resultados alcançados são: equilíbrio físico e mental, melhoria de áreas comuns (banheiros, refeitórios), aumento das condições de segurança.

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Shitsuke (senso de disciplina): é fazer do novo padrão um hábito, um estilo de vida. Para isso, é importante investir em capacitação contínua e estimular os novos valores para que eles passem a fazer parte da cultura da empresa. É importante, também, estabelecer avaliações periódicas, de forma a monitorar constantemente se os 5S continuam a ser aplicados e quais pontos devem ser aperfeiçoados. Quando o último senso entra em ação todos os outros participam para um(a): melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho, trabalho diário agradável, melhoria nas relações humanas, valorização do ser humano e cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos.

Para a ajuda de criação seguir alguns passos podem ajudar, como por exemplo:

-Avaliação de sensos críticos: A primeira tarefa da comissão deve ser listar os principais problemas da empresa, sempre com base nos preceitos da metodologia 5S. Façam uma análise crítica do dia a dia do negócio e descubram quais pontos precisam de mais atenção.

-Implantação dos Sensos: nessa fase, os sensos devem ser efetivamente implantados, um a um, na ordem em que foram apresentados. Perceba que, naturalmente, um senso leva ao próximo, seguindo um roteiro coeso. Nesse momento, todos os funcionários precisam estar envolvidos, não mais somente a comissão de implantação.

-Avaliação: após a implantação de todos os sensos, é importante prever avaliações periódicas, para acompanhar se cada um dos 5S continua a ser aplicado dentro da empresa. Estabeleça um mecanismo de avaliação que permita que o funcionário faça uma pequena reflexão sobre seus hábitos, de forma a manter a nova cultura e o novo padrão sempre presentes no dia a dia.

Precisamos de uma visão sistêmica para a implantação do 5s, uma visão de qualidade contínua, no quão a ferramenta nunca acaba e sempre contínua girando em um ciclo infinito, como podemos ver abaixo:

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Deixamos também uma vídeo aula caso o aluno tenha ficado com alguma dúvida:

 

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