Os 5 tipos de processos da gestão de projetos

Quando se fala em gestão de projetos, é inevitável considerar uma série de processos bem delineados no formulação e execução de cada uma das etapas. Isso porque, apesar de cada projeto ser único, um bom gerenciamento utiliza-se de técnicas já desenvolvidas na área para concentrar os esforços nas áreas e locais adequados, no período adequado.

É isso que determina o PMBOK ao definir cinco tipos de processos ao tratar sobre Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle e, por fim, o Encerramento. Cada um conta com diferentes procedimentos internos, pois dedica-se a diferentes metas a serem alcançadas no decorrer do projeto.

Entenda cada um dos cinco tipos de processos da gestão de projetos, e quais são seus usos:

1. Iniciação

Com um nome autoexplicativo, muitas pessoas desconsideram a importância deste processo. Em gestão de projetos, a iniciação é responsável por permitir que a equipe vislumbre o que precisa ser alcançado. É nesta etapa que o escopo e os stakeholders são definidos. Também é nesta etapa que o gestor do projeto é definido.

Por isso, a iniciação é muito mais do que uma mera formalidade. A identificação incorreta dos stakeholders ou do escopo podem simplesmente acabar com um projeto, ou leva-lo a algo completamente distinto do esperado.

Por isso, sua importância é tanto de aprovação e início da mobilização de recursos, quanto do alinhamento com os objetivos estratégicos da organização. Sem uma boa abertura, um projeto nada mais é do que um apanhado de recursos sem uma direção clara.

2. Planejamento

O planejamento é intimamente associado ao escopo total do projeto. Não se deve confundir, no entanto, a relação do escopo do planejamento com o escopo da iniciação. Na iniciação, ele é mais estimado e raramente é suficientemente profundo para avaliações precisas. No planejamento, o escopo [e um processo detalhado, com elaboração progressiva e documentação precisa.

Não à toa, o guia PMBOK define 24 processos diferentes em um planejamento completo. Obviamente, nem sempre todos precisarão ser utilizados. É necessário, no entanto, planejar com atenção para evitar falhar no futuro.

De forma geral, o planejamento é a etapa na qual a equipe pode pensar antecipadamente em todo o projeto. Isso não inclui apenas o que deve ser feito, mas o que pode dar errado, e o que fazer caso dê errado. No final, um projeto bem planejado é aquele que foi capaz de prever suas etapas e seus contratempos, e tinha bons planos para lidar com todos eles.

3. Execução

Depois de planejar, é hora de executar. Neste caso, botar a mão na massa significa seguir o plano da maneira mais eficiente possível. É exatamente por isso que o planejamento é tão importante: ele permite uma execução muito mais segura, com uma boa noção da direção dos esforços atuais.

Outra parte importante da execução é certificar-se de que a comunicação é eficiente entre as diferentes partes da equipe. A qualidade, a relação com stakeholders, o orçamento e o prazo também são partes essenciais da execução.

4. Monitoramento e Controle

Até o momento, Iniciação, Planejamento e Execução era etapas subsequentes. Isso quer dizer que, em regra, uma inicia imediatamente após o encerramento da outra. Monitoramento e Controle, no entanto, é um processo perene e paralelo. Isso quer dizer que ele acontece durante todos os demais processos, e não entre um e outro.

Normalmente, associa-se o monitoramento e o controle às métricas obtidas durante um projeto. Isso porque, mesmo no melhor dos planejamentos, as coisas podem variar em relação ao plano, quando postas em prática, e é função do gestor do projeto garantir que tudo volte aos trilhos.

Além disso, é durante este trabalho de monitoramento que se deve decidir quando um risco se concretizou, por exemplo, fazendo com que as devidas medidas sejam tomadas. Trata-se de identificar quaisquer desvios e agir o quanto antes.

5. Encerramento

Como o nome indica, a última fase da gestão de projetos é o encerramento, que consiste em formalmente encaminhar a conclusão dos esforços realizados. Oficialmente, o encerramento é celebrado no aceite do cliente, com a entrega de todos os documentos, relatórios e demais resultados combinados no escopo.

Além disso, o gestor do projeto deve reunir os aprendizados e as conquistas obtidas ao longo do período, como forma de enriquecer a equipe os futuros esforços realizados.

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